Quando alguém não familiarizado com a contabilidade moderna enfrenta termos como “razão geral” ou “diário geral”, imagina livros gigantescos empoeirados, complicados e totalmente confusos. É claro que tal visão da contabilidade moderna é absolutamente errada. Entretanto, o razão geral é essencial para o sistema contabilístico de qualquer empresa.

Historicamente, as revistas e os livros-razão eram constantemente encadernados, nos quais um escriturário escrevia entradas logo após o encerramento de uma venda, um custo se tornava incorrido, as receitas eram recebidas, ou qualquer outro acontecimento que afetava os registos da empresa.

Hoje em dia, é claro, os diários e os livros-razão são completamente implementados no software de contabilidade. Como resultado, os dados das transações são introduzidos manualmente através de formulários no ecrã ou ainda mais frequentemente automaticamente (através de feeds bancários, sistemas de pontos de venda). Além disso, o software regista automaticamente os lançamentos diários no livro razão para que não seja necessário transferi-los manualmente.

O diário geral é uma lista de todas as transações comerciais de uma empresa mantidas durante toda a sua vida, todas as transações são registadas numa ordem cronológica. Contém toda a informação necessária para preparar demonstrações financeiras, e descreve ativos, passivos, capital, receitas e despesas. Cada transação é registada como um lançamento de entrada com registos contabilísticos.

Enquanto no diário geral todos os registos de transações são listados cronologicamente e não são agrupados, no diário geral são agrupados e classificados por contas.

O razão geral é um repositório central de informação contabilística que armazena todas as transações de todas as contas da empresa.

O relatório do razão geral é um relatório de síntese que mostra os totais de cada conta para um determinado período – saldo inicial, o volume de negócios de débito e crédito de cada conta, e o saldo final. A partir daqui, pode ir ao relatório detalhado de transações de cada conta. Este relatório é útil para verificar cada conta e cada transação que precisa de verificar.

Nos nossos artigos anteriores descrevemos o princípio estrutural dos lançamentos contabilísticos, definimos o que é o plano de contas, e explicámos a ideia de uma conta propriamente dita. Tudo isto é necessário para compreender como cada operação é efetivamente recodificada na contabilidade e como é mantida posteriormente.

Tanto o razão geral como a revista geral são as principais fontes de informação contabilística para criar relatórios. Permitem-nos construir um balancete, um relatório de contas detalhado ou uma declaração de contraparte.

O razão geral fornece o histórico das transacções e o saldo actual em cada conta do sistema contabilístico.
No final do período, o razão geral serve portanto como fonte autorizada de dados para construir os relatórios financeiros de uma empresa, tais como declaração de rendimentos e balanço.

Naqueles dias em que a contabilidade não era feita por meio de software, o razão geral era a única ferramenta para rastrear erros e transferir valores necessários para a elaboração de relatórios. Nessa altura, era realmente difícil manter, manter e verificar correctamente o razão geral, uma vez que a hipótese de cometer um erro era bastante elevada.

Hoje em dia, a utilização de software de contabilidade moderno mudou tudo. O diário geral e o razão geral são mantidos automaticamente, já não exigindo qualquer esforço por parte do utilizador.

Quando uma operação é iniciada, o sistema contabilístico verifica imediatamente a existência de erros, registados no diário geral, e ao mesmo tempo registados no razão geral, bem como apresentados em qualquer outro tipo de relatórios.