Contraparte na contabilidade
A maioria das operações comerciais registadas nos livros exige a indicação da outra parte da transacção – contraparte.
A contraparte é uma terceira parte que estabelece qualquer relação contratual com a sua empresa. Estas relações estão de alguma forma relacionadas com a actividade comercial da empresa, por exemplo, serviços recebidos ou fornecidos, bens comprados ou vendidos, assunção de compromissos financeiros, contabilidade de salários, entrada ou saída de dinheiro, etc.
Com base na operação, uma contraparte pode ser o seu cliente, fornecedor, empregado, banco, ou agência fiscal.
Os registos são mantidos individualmente para cada contraparte, por este motivo, a contraparte deve ser indicada nos registos contabilísticos.
A contabilidade separada da contraparte permite descobrir a qualquer momento quem lhe deve e quanto lhe devem, bem como quem e quanto lhe devem, para reconciliar os pagamentos com uma contraparte em qualquer data para confirmar o montante devido, e para obter o extracto de conta de uma contraparte durante qualquer período de tempo.
Quem são os devedores e credores?
O que são contas a receber?
Quando uma transação de venda é realizada, o dinheiro nem sempre chega imediatamente à conta bancária ou à caixa da empresa.
No mundo da contabilidade, as contas a receber são o que pode ser descrito como o dinheiro que se espera que chegue. É o dinheiro a ser legalmente pago pelos serviços prestados ou bens vendidos. Não é dinheiro ou dinheiro depositado na sua conta bancária que pode utilizar.
Se vendeu algo ao seu cliente e não recebeu o dinheiro instantaneamente, o seu cliente torna-se seu devedor. A sua dívida neste caso enquadra-se na categoria de contas a receber, que é recodificada na conta relacionada.
Porque é que as contas a receber são tão importantes?
Antes de mais, as contas a receber têm impacto no seu fluxo monetário. Os activos correntes influenciam directamente o desenvolvimento do negócio. As contas a receber são o dinheiro a ser recebido, não disponível de momento. Ao mesmo tempo, cada venda em si implica certas despesas directas que resultam, por sua vez, em saída de dinheiro.
Quanto mais tempo esse dinheiro a pagar permanecer na lista “esperada”, maior será a diferença entre a entrada e saída de dinheiro, daí que mais hipóteses de o capital de exploração para expansão do negócio será reduzido.
As contas a receber podem ser representadas como empréstimos a curto prazo que concede aos seus clientes.
Entretanto, cobre todas as despesas necessárias para a prestação contínua dos seus serviços ou compra dos bens que vendeu.
Quanto mais rápido for o volume de negócios das contas a receber, tanto melhor.
A sua política de pagamento pode incluir diferentes termos e prazos de pagamento. Depende de si, do seu cliente, dos bens vendidos ou dos serviços prestados, ou dos padrões da indústria. Quanto mais longo for o prazo de pagamento, quanto mais dinheiro emprestar aos seus clientes, e pelo contrário, quanto mais curto for o prazo de pagamento, mais rápido poderá esperar obter o seu dinheiro. Os termos e condições perfeitos devem ser bem equilibrados entre o seu próprio interesse e a capacidade competitiva do que oferece aos seus clientes.
Como fazer os seus clientes pagar a tempo?
Nunca é divertido pedir às pessoas para pagarem a tempo. E como deve saber, é bastante difícil obrigar as pessoas a pagar a tempo.
Uma das formas de acelerar a recolha de dinheiro é fornecer as opções de pagamento mais adequadas aos seus clientes, por exemplo, a possibilidade de fazer um pagamento de factura em linha a qualquer momento.
Os avisos de pagamento automáticos podem ser muito eficazes para pagamentos em atraso. Tais lembretes podem ser enviados a um cliente de tempos a tempos, proporcionando novamente ao cliente uma opção de pagamento imediato.
Na maioria das circunstâncias também faz sentido dar aos clientes o benefício que pode ajudar a motivá-los a pagar mais cedo ou pelo menos a tempo – tais como descontos extra, entrega gratuita, diferentes bónus e presentes dentro de um programa de fidelidade.
Tal abordagem irá ajudá-lo não só a aumentar o capital de exploração, mas também a fazer com que o seu cliente volte para si da próxima vez.
O que são contas a pagar?
Tem de gastar dinheiro para ganhar dinheiro e, em qualquer momento, o seu negócio deve sem dúvida alguma algo a alguém.
As contas a pagar são o dinheiro que deve aos seus fornecedores pelos serviços recebidos ou bens adquiridos, pelos quais ainda não tenha pago. Na verdade, é o oposto das contas a receber. Uma vez que é o cliente do seu fornecedor, as suas contas a pagar são as contas a receber por ele.
As contas a pagar são a saída de dinheiro esperada, pelo que têm um impacto direto no seu fluxo de dinheiro. No entanto, ao contrário das contas a receber, o adiamento do prazo de pagamento é mais favorável para si, mantendo assim o capital de exploração necessário durante o maior tempo possível, desde que não viole os termos e condições estabelecidos pelo fornecedor.
Porque é importante gerir corretamente as contas a pagar e pagar a tempo?
A má gestão das contas a pagar pode custar-lhe dinheiro adicional e destruir a sua reputação, bem como falsificar o seu planeamento financeiro. Pagamentos em falta ou parciais podem resultar em pagamentos atrasados, condições de fornecimento mais restritivas, juros de penalização, ou mesmo perda do fornecedor. Claro que podem ocorrer acidentes, e ninguém é impermeável a atrasos de pagamento. No entanto, se se tornar uma tendência, terá um grande problema que a longo prazo afetará a sua reputação, e será considerado um parceiro comercial pouco fiável. Ter um sistema de contabilidade eficaz para manter um registo das contas a pagar é a melhor forma de racionalizar o processo de pagamento na sua empresa.